Privatlivspolitik
Sådan behandler VAGTPLANEN oplysninger om de mennesker der står i vagtplanen. Senest opdateret 25. september 2026.
Hvem er ansvarlig for oplysningerne
Det vagtfirma du er ansat i — eller er sat på en vagt hos — er dataansvarlig. Det er dem der bestemmer hvad der bliver skrevet om dig, og dem du skal henvende dig til hvis du vil se, rette eller have slettet noget.
Design Roed (CVR 44 48 51 33, design@roed.it) driver og hoster systemet og er databehandler for vagtfirmaet. Vi bruger ikke oplysningerne til vores eget formål, og der bliver indgået en databehandleraftale med hvert firma.
Hvor kører det
Systemet kører på en server i Tyskland (Hetzner Online GmbH, Falkenstein) inden for EU/EØS. Oplysningerne bliver ikke overført til lande uden for EU/EØS. Al trafik mellem telefon og server er krypteret (HTTPS).
Hvem der ellers ser oplysningerne
E-mails fra systemet sendes gennem vores mailudbyder one.com (Danmark). Nattens sikkerhedskopi af databasen bliver krypteret, før den forlader serveren, og opbevares hos Hetzner inden for EU/EØS.
Firmaet kan selv vælge at koble VAGTPLANEN til sit eget lønsystem (Danløn) eller regnskabsprogram (Dinero). Det sker kun, hvis firmaet selv trykker på knappen og logger ind hos Danløn eller Dinero, og oplysningerne går kun til firmaets egen konto dér:
- Danløn får dine godkendte timer, tillæg og beløb, så lønnen kommer på det rigtige sted. For at finde dig i Danløn sammenligner vi med de medarbejdere, der allerede står i firmaets Danløn, på e-mail og navn. Dit CPR-nummer bliver hverken sendt eller hentet.
- Dinero får firmaets kunder og antallet af timer pr. vagttype, så der kan laves en fakturakladde. Der bliver ikke sendt oplysninger om de enkelte medarbejdere til Dinero.
Adgangen til firmaets konto hos Danløn og Dinero gemmes krypteret hos os, og vi ser aldrig firmaets kodeord. Firmaet kan afbryde koblingen igen når som helst.
Hvad der bliver gemt
| Hvad | Hvorfor |
|---|---|
| Navn, e-mail, telefon, adresse, medarbejdernummer, lønnummer, tøjstørrelse, notat og billede | Så kontoret kan finde den rigtige person, komme i kontakt med dig, sende dig på den rigtige adresse og få timerne over i lønsystemet. Billedet er så man kan se hvem man sætter på. |
| Ansættelsesform, timeløn og funktionstillæg | Til løn, og til at regne ud hvad en opgave koster firmaet. Din løn kan kun ses af kontoret — ikke af dine kolleger. |
| Vagtkort, kurser og beviser: type, nummer, datoer og et billede af beviset | Fordi vagtbranchen kræver dokumentation for at du må gå vagten. Appen spærrer for at sætte dig på en vagt du mangler papir til. |
| Vagter, tildelinger, bud på ledige opgaver og hvilke grupper du er i | Det er selve vagtplanen. |
| Stempling ind og ud: tidspunkt, hvordan der blev stemplet, og din position i netop de to øjeblikke, samt afstanden til adressen | Så der er dokumentation for at vagten blev gået, og hvornår. Der bliver ikke fulgt med i hvor du er undervejs — positionen læses kun i det sekund du trykker stempl ind eller stempl ud, og kun hvis du giver telefonen lov. |
| Godkendte timer, rettelser og bemærkninger til dem | Grundlaget for løn og faktura. |
| Log over hvad der er ændret, af hvem og hvornår | Så en uenighed om en vagt eller et timetal kan afgøres. Loggen kan ikke redigeres inde fra appen. |
| Login-session (en cookie) og eventuel tilmelding til notifikationer | For at holde dig logget ind og kunne sende dig besked om ledige opgaver og vagter. Cookien er nødvendig for at appen virker — der er ingen cookies til statistik eller reklame. |
| Ferie og fravær: en periode, om det er ferie eller andet fravær, og en eventuel note | Så du ikke bliver sat på vagt, når du ikke er der. Der bliver ikke spurgt om hvorfor. Der er bevidst kun to muligheder — "ferie" og "andet fravær" — så der ikke kommer helbredsoplysninger i et register, kontoret åbner hver dag. Skal jeres firma skelne af hensyn til lønnen, hører det hjemme i lønsystemet. Perioden kan ses af kontoret og af dig selv, ikke af dine kolleger. |
| Hvornår du sidst brugte appen | Så kontoret kan se om en besked eller en vagt er nået frem til nogen der rent faktisk har åbnet appen. Der gemmes ét tidspunkt — det seneste. Der er ingen log over hvad du har set på, hvor længe du var inde, eller hvor mange gange du har åbnet den. |
| Log over afsendte påmindelser på e-mail | Så den samme påmindelse ikke bliver sendt to gange. |
Hvad der ikke bliver gemt
- Ingen løbende positionssporing, hverken i eller uden for arbejdstid.
- Ingen adgang til dine kontakter, billeder, mikrofon eller kalender.
- Ingen log over hvad du klikker på, hvor længe du er inde, eller hvor mange gange du åbner appen.
- Ingen reklamer, ingen tredjeparts-analyse, ingen deling med annoncenetværk.
- Dit CPR-nummer skal ikke skrives ind i systemet, og der er ikke et felt til det.
- Ingen helbredsoplysninger. Der er ikke et felt til sygdom, diagnoser eller lægeerklæringer — fravær er en periode, ikke en årsag.
Hvem kan se hvad
- Du selv ser dine egne vagter, dine egne timer og dine egne papirer.
- Kontoret (planlæggere og administratorer i dit firma) ser hele firmaets plan, medarbejderregistret, timer og økonomi.
- Kolleger ser hvem der ellers står på en vagt de selv er på — navn og billede, ikke løn, adresse eller papirer.
- Et samarbejdende firma ser kun de vagter det selv er sat på, og kun de af egne folks papirer det selv har lagt ind. De ser aldrig dit firmas satser eller dine kollegers oplysninger.
- Andre vagtfirmaer i systemet ser intet. Hvert firmas data er adskilt.
Hvem oplysningerne bliver givet videre til
Firmaet kan hente timer og beløb ud som en fil til sit eget løn- og regnskabssystem. Hvad der sker derefter, er det system og det firmas ansvar. Ud over det bliver oplysningerne kun givet videre hvis loven kræver det.
Hvor længe
Oplysningerne bliver hos vagtfirmaet så længe firmaet har brug for dem. Når en medarbejder holder op, bliver personen sat inaktiv frem for slettet, fordi vagter og timer bagud i tid skal kunne dokumenteres — typisk fem år af hensyn til bogføringsloven. Firmaet kan slette en person helt, og så forsvinder personens vagter, bud og timer med.
Dine rettigheder
Du har ret til at få at vide hvad der er registreret om dig, få rettet noget der er forkert, få slettet det der ikke længere skal være der, og at gøre indsigelse. Skriv til dit eget vagtfirma — de er dataansvarlige. Er du ikke tilfreds med svaret, kan du klage til Datatilsynet, datatilsynet.dk.
Notifikationer og e-mail
Notifikationer på telefonen kræver at du selv siger ja i browseren eller telefonen, og kan slås fra samme sted. Påmindelser på e-mail er slået fra som standard; slår firmaet dem til, kan du selv fravælge dem under Mere i appen — påmindelsen om din egen vagt og kontorets påmindelser hver for sig.
Sikkerhed
Adgangskoder gemmes aldrig i klartekst. Adgangen er delt op efter rolle, så man kun kan nå det ens arbejde kræver, og alle ændringer bliver logget. Databasen sikkerhedskopieres.
Kontakt
Spørgsmål til selve systemet: design@roed.it. Spørgsmål til hvad der står om dig: dit eget vagtfirma.